La fonction achat

Echanges avec le service prescripteur

Le rôle de l’acheteur

Le rôle de l’acheteur est de sélectionner le meilleur fournisseur répondant aux besoins exprimés par le service prescripteur au meilleur coût, dans la meilleure qualité et dans les meilleurs délais.

Les échanges avec le service prescripteur sont une étape de négociation car il s’agit d’une étape où grâce à la connaissance du marché acquise lors du sourcing et du benchmark, il faudra (peut-être) revoir certaines exigences et donc, faire évoluer le besoin exprimé par le service prescripteur.

Voici quelques exemples :

La rédaction du cahier des charges : une étape clef

La rédaction du cahier des charges incombe à l’acheteur. Oui, je sais, c’est très rarement le cas au sein des entités publiques et même dans le secteur privé… cependant, il faut le rappeler cela relève du métier d’acheteur.

C’est bien pour cette raison que les étapes décrites précédemment (sourcing et benchmark) sont utiles à l’acheteur.

Le fait de dire qu’il revient à l’acheteur d’écrire le cahier des charges ne signifie pas que l’acheteur l’écrive seul sans échanger avec le service prescripteur.

D’ailleurs, le besoin émane du service prescripteur évidemment !

Obligation à l’acheteur de traduire ce besoin dans un cahier des charges, un bordereau de prix, un cadre de réponse technique et également dans le choix des critères d’analyse des offres.

Le passage de plume peut (doit) se faire petit à petit.

Il faut donc créer un climat de confiance entre l’acheteur et le service prescripteur.

L’achat : un métier à part entière

La montée en compétence de l’acheteur passe par les deux étapes précédentes (sourcing et benchmark) ; et grâce à ces étapes, l’acheteur se sentira plus sûr de lui devant le service prescripteur car il aura appris, compris, confirmé, découvert le domaine. Le service prescripteur le ressentira et sera surpris mais agréablement surpris.

Car finalement, le métier du service prescripteur est d’agir dans son domaine (un informaticien, réparer des ordinateurs, un cuisinier, faire la cuisine, un responsable des services généraux, mettre à disposition des fournitures de bureau, un plombier, réparer la fuite avec de bons outils, un responsable RH, avoir de bonnes formations etc…).

C’est parce que l’acheteur a le temps de faire des études de marchés complètes qu’il pourra apporter d’autres solutions répondant fonctionnellement au besoin exprimé.

Il ne s’agit pas de remettre en question les compétences du service prescripteur bien au contraire, il s’agit de lui apporter une vision complète et globale de ce qui existe sur le marché avec un retour d’expérience d’autres utilisateurs.

L’écoute doit être un aspect extrêmement important à garder à l’esprit par l’acheteur ; il ne faut effectivement pas adopter la posture de celui qui sait face aux prescripteurs mais plutôt celui qui comprend le besoin et qui apporte des solutions.