La fonction achat

Le benchmark

Introduction

Le benchmark est une étape optionnelle dans le processus achat. Optionnelle car tout comme l’étape sourcing, elle va dépendre du niveau de maturité du sujet de la part de l’acheteur.

Le benchmark c’est le moment où, l’acheteur va bénéficier d’informations très précieuses de la part de ses homologues. Le benchmark est très utile pour vérifier un besoin, un budget, une faisabilité. En fonction de la typologie du futur marché, il peut cependant ne pas être impératif.

Encore faut-il avoir un réseau d’acheteurs et avoir su créer un climat de confiance.

A noter que pour le benchmark tout est permis ! Il n’est pas nécessaire que les acheteurs soient auditionnés de manière équitable !

La clef de voûte d’un bon benchmark est la constitution de son réseau : et oui, les homologues acheteurs n’ont aucune obligation à répondre à vos sollicitations. Pour ce faire, il faut donc non seulement créer ce réseau mais surtout l’entretenir.

Il est également possible de faire un benchmark d’urgence et d’y passer peu de temps avec des mises en relation rapides et ponctuelles.

Faut-il toujours un benchmark ?

La phase de benchmark est une étape optionnelle dans l’achat pour les cas suivants :

Dans le doute, il suffit de faire le test suivant 

Comment créer et entretenir son réseau benchmark ?

Pour trouver ses contacts, plusieurs angles d’attaque sont envisageables :

A noter que vos contacts ne sont pas nécessairement des acheteurs dans le même secteur que le vôtre au contraire, les résultats d’un benchmark seront d’autant plus riches si les avis et retours d’expérience proviennent de différents horizons : achat public, achat privé, achat dans l’industrie ou, achat dans la grande distribution.

La règle d’or pour obtenir des informations est de créer la confiance. Cette confiance passe notamment par le don « en échange » d’information lorsque l’homologue se tournera vers vous.

Il sera peut être nécessaire de signer une clause de confidentialité pour entamer une rencontre de benchmark ; la rédaction de cette clause peut être aussi simple que ceci : Les parties s’engagent à conserver le secret sur l’ensemble des informations confidentielles transmises entre elles.

L’entretien du réseau est le secret pour bénéficier d’un bon benchmark ! Pour ce faire, tenez à jour un tableau de bord de la liste de vos contacts en y associant des thèmes et des dates de rendez-vous. Vous mettez ainsi toutes les chances de votre côté pour que le moment venu, vous ayez les données recherchées.

Préparer le questionnaire de benchmark

Beaucoup moins formelle que l’étape de sourcing, l’étape de benchmark n’a pas nécessairement besoin de voir la création d’un questionnaire formalisé. L’échange peut se faire simplement, comme lors d’une discussion amicale.

Cependant, la formalisation permet de poser ses idées, ses interrogations et ainsi avoir en retour des éclaircissements et des précisions.

Voici quelques exemples de questions :

Je ne propose pas de question sur le prix car cette question est à double-tranchant.

Tout d’abord, la question du prix est toujours une question sensible : les acheteurs peuvent hésiter voire refuser de répondre et cela peut mettre fin à l’entretien.

Ensuite, un prix doit être interprété dans un contexte similaire et même identique pour qu’il puisse être comparé et ce n’est pas toujours le cas.

Faire évoluer le besoin interne et préparer le cahier des charges

A l’issue de ces échanges, il est fort probable que des éléments soient venus modifier le besoin exprimé.

Il convient dès lors de revoir le service prescripteur pour discuter avec lui des aménagements à effectuer eu égard aux retours de ses homologues.

Ensuite, il faut lancer la rédaction du cahier des charges en reprenant toutes les notes prises au cours de la phase de sourcing et celle de benchmark.