La fonction achat

Le sourcing

Introduction : à quoi sert le sourcing ?

Le sourcing est une étape importante et structurante dans le processus achat car elle permet à l’acheteur de connaître le marché fournisseur et le marché produit/prestation qui est face à lui, au-delà de la connaissance qu’il en a déjà au travers du service prescripteur ou du marché déjà existant.

Le sourcing c’est le moment où l’acheteur cherche à stimuler le marché fournisseur, découvrir de nouveaux fournisseurs, de nouveaux produits ou prestations : le marché a pu évoluer dans les dernières années, de nouveaux entrants, de nouveaux produits ou de nouveaux modèles économiques ont pu apparaître.

Le sourcing a pour objectif de mieux connaître le marché afin de rédiger un cahier des charges qui rencontre le plus possible d’offres de la part des entreprises et donc de mieux répondre aux besoins du service prescripteur.

Le sourcing c’est également l’occasion de se faire connaître du marché fournisseurs et ainsi de bénéficier de nouveaux entrants. Lorsque que l’on est une entité qui a pignon sur rue avec de la notoriété ce ne sera pas l’objectif principal cependant créer une attractivité supplémentaire ne pourra qu’apporter un plus au moment de l’offre.

Quand faire un sourcing ?

Le sourcing est une des premières étapes dans le processus global d’un acte d’achat ; l’autre étape étant le benchmark. Selon le niveau de maturité du sujet par l’acheteur, on commencera par l’une ou l’autre de ces deux étapes.

Faut-il toujours un sourcing ?

La phase de sourcing est une étape optionnelle dans l’achat pour les cas suivants :

Dans le doute, il suffit de faire le test suivant : clic vers le test sourcing ou pas sourcing

Comment organiser et réaliser le sourcing ?

Le sourcing se décompose de la manière suivante :

  1. Trouver les fournisseurs
  2. Déterminer les questions à poser
  3. Définir les modalités des rencontres
  4. Faire évoluer le besoin interne et préparer le cahier des charges

Trouver les fournisseurs

La recherche de fournisseurs s’établit ainsi selon les cas suivants :

Renouvellement de marché :

La liste des fournisseurs à rencontrer va s’appuyer sur le titulaire actuel, les candidats à la précédente mise en concurrence et, dans le public, les entreprises ayant téléchargé le DCE.

Nouveau marché pour l’acheteur :

En plus des fournisseurs trouvés précédemment, l’acheteur doit se tourner vers des titulaires d’autres marchés au sein d’autres entreprises/entités publiques (ces fournisseurs peuvent être communiqués lors des séances de benchmark).

Nouveau marché pour l’entité :

Voici quelques clefs pour trouver des fournisseurs dans un domaine inconnu ou pour se tenir à jour :

  1. Faire une recherche sur le BOAMP sur les avis d’attribution relatifs à des objets similaires : même pour les entreprises privées, il s’agit d’une source d’informations précieuses ;
  2. Rechercher grâce à un moteur de recherche, les acteurs du marché ;
  3. Consulter les ouvrages spécialisés et dénicher les prestataires de référence ;
  4. Prendre contact avec ses homologues acheteurs et échanger les bonnes informations ;
  5. Participer à des salons professionnels.

Déterminer les questions à poser

Avant l’entrée en contact avec les fournisseurs identifiés lors de l’étape précédente, il convient de préparer un questionnaire.

En effet, le sourcing doit garantir une égalité de traitement entre les entreprises et qui plus est, les modalités d’organisation des rencontres feront que le service prescripteur sera peut-être présent. Structurer la rencontre avec des questions pré-définies aidera à démontrer une parfaite unité du côté de l’entreprise acheteur et à optimiser l’acquisition des connaissances.

Comment trouver les questions à poser ?

Conseil numéro 1

Préparer le sourcing.

Commencer par interroger le service prescripteur qui a initié le besoin.

C’est lors des échanges avec ses homologues acheteurs et avec le service prescripteur qu’il faut commencer à creuser le sujet.

Faites-vous tout expliquer : les éléments incontournables à respecter, les points d’attention, les risques, les retours d’expérience etc…

La lecture de la presse spécialisée et des sites internet vous donneront également une grande source d’inspiration pour vous poser des questions.

Conseil numéro 2

Ne pas se brider. Il n’y a pas de questions idiotes. S’il y a des questions, c’est qu’elles sont nécessaires pour la bonne compréhension du sujet.

Si l’on pense qu’on devrait déjà savoir des choses, c’est qu’il est important de les demander. Il arrive également que l’on ait des préjugés ou des idées fausses sur un segment de marché. Il ne faut donc pas hésiter à les remettre en question.

Conseil numéro 3

Se mettre dans la peau d’un enquêteur : il faut tout connaitre du futur produit, de la future prestation à acheter. Le but est d’arriver à une très bonne connaissance du domaine, en croisant les questions, en remettant en cause les évidences, bref : en enquêtant.

Conseil numéro 4

Il revient à l’acheteur de poser des questions.

Le but n’est pas de répondre aux questions des entreprises mais de leur faire présenter leurs produits et services.

Il n’est pas nécessaire d’expliquer le projet en détail aux entreprises rencontrées, l’objectif est de comprendre comment est structuré le marché et comment « fonctionne » le produit ou la prestation. Il ne faut donc pas répondre aux questions posées par les entreprises.

Conseil numéro 5

Il suffit de jeter les questions sur une feuille de papier ; il n’est pas nécessaire de chercher à les classer.

La raison est toute simple : lors de vos entretiens avec les entreprises, les échanges évolueront de manière différente et donc, les questions viendront selon la teneur du propos.

Conseil numéro 6

Les questions doivent vous aider à trouver des éléments distinctifs entre les entreprises ; il faut garder à l’esprit que vous travaillez sur un futur cahier des charges à des fins de sélection du meilleur prestataire qui réponde le mieux aux besoins exprimés par le service prescripteur.

Ces aspects serviront également lors de l’élaboration du référentiel de cotation technique.

En cas de besoin, un exemple de questions a été élaboré et il est disponible ici.

Définir les modalités des rencontres

Selon le temps alloué et les enjeux du sourcing, l’acheteur décide du mode de rencontre :

Les trois modes ne sont pas exclusifs, ils peuvent même être complémentaires :

Pour la rencontre en présentiel, voici quelques conseils supplémentaires :

Conseil numéro 1

Pour déterminer l’ordre dans lequel recevoir les entreprises, il faut commencer avec le prestataire qui vous a semblé le moins pertinent et finir par celui qui vous a semblé le meilleur.

Grâce à votre montée en compétence, vous allez acquérir de l’assurance et les questions posées seront de plus en plus pertinentes et vous démontrez ainsi de votre expertise vis-à-vis des prestataires.

Conseil numéro 2

Rappeler les modalités de la réunion aux entreprises en début de séance :

Conseil numéro 3

Dans l’hypothèse où le service prescripteur souhaite participer à la rencontre, il convient de lui rappeler les règles :

Réaliser les entretiens de sourcing

Les entretiens doivent se dérouler sur la durée prévue et il faut veiller à ce qu’un temps équivalent soit attribué à chaque entreprise consultée sur chaque sujet. L’entretien est piloté par l’acheteur, il faut veiller à ce que ni le service prescripteur, s’il est présent, ni le fournisseur ne prenne le leadership.

Conseil numéro 1

Pendant l’entretien, cocher les questions posées.

Conseil numéro 2

Prévoir la fonction « time keeper » pour garantir le bon déroulement de l’entretien.

Conseil numéro 3

A l’issue de chaque rencontre, rédiger la synthèse de l’entretien.

A l’issue du sourcing : faire évoluer le besoin interne et préparer le cahier des charges

A l’issue de ces rencontres il est fort probable que des éléments seront venus modifier le besoin exprimé.

Il convient dès lors de revoir le service prescripteur pour discuter avec lui des aménagements à effectuer eu égard aux retours du marché fournisseur.

Ensuite, il faut lancer la rédaction du cahier des charges en reprenant toutes les notes prises au cours de la phase de sourcing et celle de benchmark.